Alla medlemsföreningar är enligt Svenska Tennisförbundets stadgar § 6 skyldiga att insända aktuell fullständig medlemsförteckning varje år före den 30 november.
Svenska Tennisförbundets databas ligger till grund för bl.a. Årsavgiftsdebiteringen.
Alla medlemsföreningar är enligt Svenska Tennisförbundets stadgar § 6 skyldiga att insända aktuell, fullständig medlemsförteckning varje år före 30 november.
Registerfil innehållande alla medlemmar med aktuella adresser och födelsedata ska skickas in via e-post till 
eller på diskett till Svenska Tennisförbundet, Lidingövägen 75, 115 41 Stockholm.
Medlemsregistret sköter föreningen själv och när vi fått in det, importeras det direkt in i vår databas (varpå alla gamla uppgifter försvinner).
I vår medlemsdatabas kan importeras excel-filer, tab-filer och textfiler med uppgifterna och kolumnerna i rätt ordning (OBS inte PDF-filer). De flesta kommersiellt tillgängliga medlemsprogram kan producera en sådan fil.
Kolumnerna skall innehålla:
a. lokalt medlemsnummer
b. efternamn
c. förnamn
d. telefon
e. gatuadress
f. postnummer
g. ort
h. födelsedatum
i. kön
j. ev. c/o adress
Det är viktigt att efternamn och förnamn resp. postnr och ort är i separata kolumner. Vid familjemedlemskap ska samtliga familjemedlemmar skrivas in med fullständiga uppgifter. Vid utskick till medlemmar av t.ex. tidning letar datan upp familjer och dubbelanslutna medlemmar genom telefonnumret/adressen och ser till att de inte får mer än en försändelse. Skriv alltså in hemnumret (som ju är samma för en familj) - inte mobilnr.
Födelsedatum/år är särskilt viktigt att ha med för medlemsavgiftsdebiteringen. Svenska Tennisförbundets årsavgift 2012 är för junior 26:-, för senior 41:-, dock max. per familj 67:-.